各二级学院（研究生培养单位）：

为圆满完成2021届毕业生档案转递工作，确保2021届毕业生顺利离校，根据学校有关毕业生离校工作安排，现启动2021届毕业生档案的归档和转递工作，有关事项通知如下：

一、毕业生档案归档

1.毕业生档案归档内容

高中学籍档案、高考档案、入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、学位论文材料、毕业生登记表、就业通知书（报到证白联）、奖惩材料、党团材料。

2.毕业生档案整理规范

（1）规范填写。姓名、出生年月、入党（团）日期等信息应做到所有表格前后一致；（2）规范核查。所有表格中的组织意见、人员签名、单位公章应齐全完备；（3）规范整理。确保学生在校期间形成的档案材料应归尽归，所有材料姓名对应一致，严防漏装、错装。

3.毕业生档案转递封装

按照上述内容和规范整理的毕业生档案，档案开口处张贴密封条，加盖骑缝章，档案袋封面上注明学生姓名。转递时装入学生档案转递专用快递袋并密封，贴上姓名对应的EMS快递单，等待转出。快递袋和快递单由中国邮政提供。

二、毕业生档案转递

1.档案转递信息确认

毕业生登录“中南大学就业信息网-学生中心-档案转递”栏目核对、修正档案转递信息或申请缓寄，核对内容主要包括：档案转递单位（与报到证签往单位或开具调档函单位一致）、档案转递详细地址（精确到省、市、县、街道、楼栋、门牌）、档案接收联系人及电话，须由毕业生本人与报到单位提前联系确认。学院审核学生填报信息。

2.毕业生档案转出

学校采用“邮政EMS标准快递”转递毕业生档案，分别于7月、9月两批集中转递，参加集中转递的毕业生应分别于6月20日前、8月20日前完成上述档案转递信息确认和学院审核工作，学校根据学生填报的转递信息寄送档案。特殊情况的，学生可以不参加集中转递，直接凭单位调档函联系学院转出档案。

3.毕业生档案去向查询

（1）档案寄出提示短信。集中转递档案寄出后，中国邮政向毕业生预留手机号码发送EMS快递单号等信息提示短信。

（2）参加集中转递的毕业生登录“中南大学就业信息网-学生中心-档案查询”界面，或直接点击链接http://career.csu.edu.cn/affair/file，输入学生个人基本信息查询档案去向及快递单号。

（3）重要提示：EMS快递投递状态可供查询期限为12个月，档案转出后，毕业生务必根据快递单号跟踪档案转递状态，并及时到本人就业单位或档案接收机构（如人才交流中心）查询、确认本人档案是否已经送达。

三、工作要求

毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、思想政治表现等的文字记载材料，是用人单位选拔、录用毕业生的重要依据。与毕业生日后考研升学、入团入党、考编考公、考资格证、转正定级、评定职称、确认工龄、出国审查、生育登记等息息相关，各单位务必高度重视，精心组织，认真落实，严格把关，确保准确、安全地将毕业生档案转递至档案接收单位。

中南大学就业指导中心

2021年6月3日